Tässä osiossa pääset tutustumaan kirjanpidon tärkeimpiin perusasioihin selkeästi ja ymmärrettävästi. Osion jälkeen opit ymmärtämään, mitä kirjanpito tarkoittaa käytännössä.

Kun ymmärrät kirjanpidon keskeiset käsitteet, sinun on helpompi:

• Ymmärtää yritykseni taloutta

• Tulkita lukuja

• Seurata muita sivulla olevia oppimateriaaleja ja tehtäviä

Tämän osion jälkeen ymmärrät paremmin:

• Miksi kirjanpitoa tehdään

• Millainen on kirjanpidon historia

• Millaisia raportteja kirjanpidolla tuotetaan

• Mitä tuloslaskelma ja tase kertovat

Osion lopussa pääset tutustumaan muutamaan yksinkertaiseen esimerkkiin, jotka auttavat ymmärtään kahdenkertaisen kirjanpidon logiikaa.

Huomaa, että asiat käydään läpi tarkoituksella yksinkertaisesi eikä kaikkia yksityiskohtia käsitellä, jotta kokonaiosuus olisi helpompi ymmärtää.

En ole lukenut kirjanpidon historiaa käsitteleviä kirjoja, mutta muistan lukeneeni jo ensimmäisistä kirjanpidon oppikirjoistani, kuinka kirjanpidontaidon historia juontaa juurensa hyvin kauas muinaisiin aikoihin ennen ajanlaskua.

Taloustapahtumien sekä resurssien seurantaa on tehty hieroglyfein ja nuolenpääkirjoituksella käyttäen apua esimerkiksi savitaluluja. Myös veroja on kannettu muinaisista ajoista alkaen.

“He who does nothing makes no mistakes; he who makes no mistakes learns nothing”

“Se, joka ei tee mitään, ei tee virheitä; se, joka ei tee virheitä, ei opi mitään.”

Näin sanoo kirjanpitotaidon isänä pidetty Luca Pacioli (mikäli internetin ihmeelliseen maailmaan on uskominen).

Luca Pacioli (The Father off Accounting) oli renesanssiajan matemaatikko sekä Leonardo da Vincin työtoveri.

Tämä herrasmies kirjoitti vuonna 1494 matematiikan oppikirjan, jossa käsiteltiin myös kirjanpitoa. Kyseinen oppikirja toi kahdenkertaisen kirjanpidon menetelmän painettuna versiona suuren yleisön nähtäville.

Vuodesta 1494 pikakelaus vuoteen 1862, jolloin julkaistiin ensimmäinen suomenkielinen kirjanpidon oppikirja.

Kyseinen oppikirja on August Liliuksen Käytännöllinen opastus Yksinkertaisesta kirjanpidosta varsinkin Tehdastelijoille ja Ammattilaisille.

Kyseisen kirjan pääsee lataamaan Pdf-muodossa Aalto-yliopiston sivuilta tästä. (Koitappa lukea tätä perjantai-iltana juhlien jälkeen).

Liliuksen aikaan kirjanpitoa tehtiin lähinnä omistajien tarpeesta ja Suomen ensimmäinen kirjanpitolaki on annettu vasta 14 päivänä helmikuuta 1925, jolloin kirjanpitovelvollisuus säädetiin pakolliseksi Suomessa. Vuodesta 1928 osakeyhtiöiden tilinpäätökset muuttuivat julkisiksi.

Yhdestä näkökulmasta katsottuna kirjanpitoa tehdään, koska Suomessa yritystoimintaa harjoittavilla oikeushenkilöillä (esimerkiksi osakeyhtiöt ja yhdistykset) sekä luonnollisilla henkilöillä (maatalouden ja kalastuksen harjoittajia lukuun ottamatta) on lakisääteinen velvollisuus pitää kirjanpitoa.

Tämä on kuitenkin vain osa totuutta, eikä laki vaadi kirjanpitoa pidettäväksi huvikseen, vaan taustalla on selkeä tarkoitus.

Kenelle kirjanpitoa tehdään?

Kirjanpidosta on hyötyä useille eri tahoille, kuten:

• rahoittajille ja muille tärkeille sidosryhmille

• yritykselle itselleen

• yrityksen omistajille

• Verohallinnolle

Vaikka syyt vaihtelevat, kaikkia näitä tahoja kiinnostaa, miten yrityksellä menee. Siksi kirjanpidon päätarkoituksena voidaan pitää yrityksen tuloksen ja taloudellisen tilanteen selvittämistä.

Kirjanpitoa tehdään myös niin sanotun erilläänpitovelvoitteen takia.

Yksinkertaistettuna tämä tarkoittaa, että yrityksen rahat ja tapahtumat pidetään erillään yrittäjän tuloista ja menoista.

Työkalu päätöksentekoon

Kirjanpitoa ei tule ajatella pelkkänä pakollisena velvollisuutensa, sillä se on myös työkalu.

Sen avulla voi tehdä aitoja dataan perustuvia päätöksiä, ymmärtää yrityksen taloudellisen tilanteen ja nähdä mistä toiminnan tulo- ja menovirrat syntyvät.

Kirjanpito mahdollistaa myös yristysten keskinäisen vertailun

Tämä on yksi syy, miksi kirjanpitoa säännellään:

kaikkien tulee käyttää yhteneväisiä periaatteita, jotta luvut ovat vertailukelpoisia.

Ajattele, jos jokainen käyttäisi itse keksimiänsä tuloslaskelmarakenteita ja kirjaussääntöjä - tällöin vertailu olisi hyvin epäluotettavaa.

Kirjanpidosta voidaan muodostaa useita erilaisia raportteja. Näistä tunnetuimpia ovat tuloslaskelma ja tase.

Esimerkkinä toiminimiyrittäjä Pekka Papu, joka pitää lain sallimaa yhdenkertaista kirjanpitoa.

Hän kirjaa kirjanpitoonsa yritystoimintansa tulot ja menot, joista muodostuu tuloslaskelma.

Useimmissa tapauksissa kirjanpito tehdään kuitenkin kahdenkertaisena.

Tällöin kirjanpidosta saadaan selville tulojen ja menojen lisäksi myös yrityksen tase, josta selviää toiminnan varat, toiminnan velat sekä oma pääoma.

Kirjanpitoon kirjatuista kirjauksista pidetään myös pääkirjaa, johon listatataan tapahtumat kirjanpitotilien mukaiseen järjestykseen sekä päiväkirjaa, jossa tapahtumat näkyvät aikajärjestyksessä.

Kyseiset raportit muodostuvat kirjanpito-ohjelmasta yleensä automaattisesti.

Pääkirjalta on helppo katsoa, mitä tietylle kirjanpidon tilille on kirjattu. Katso esimerkki pääkirjasta tästä.

Päiväkirjalta taas näet kätevästi yhden tositteen kaikki kirjaukset. Päiväkirjalta onkin helppo tarkistaa, meneekö kirjattu tosite tasan. Katso esimerkki päiväkirjasta tästä.

Yrityksen tilinpäätös muodostuu käytännössä tuloslaskelmasta ja taseesta, joiden vertailutietoina on edellisten tilikauden luvut, sekä liitetiedoista.

Tilinpäätöksessä tulolaskelma ja tase esitetään lyhyessä muodossa, kun taas kirjanpidosta tuloslaskelmaa ja tasetta voidaan tarkastella kirjanpidon tilitasolla.

Tilikohtainen tuloslaskelma on pitkälti yrityksen sisäistä seurantaa ja toiminnan käytössä olevaa tilikarttaa on mahdollista muokata toiminnan tarpeiden mukaan.

Katso tästä esimerkki pitkästä ja lyhyestä tuloslaskelmasta.

Huomioi, että tuloslaskelmakaavoja on erilaisia. Esimerkiksi osakeyhtiön ja yhdistysten tuloslaskelmakaavat poikkeavat toisistaan.

Tilinpäätöksen liitetietovaatimukset löytyvät Valtioneuvoston asetus pien- ja mikroyrityksen tilinpäätöksessä esitettävistä tiedoista sekä Kirjanpitoasetuksesta.

Tuloslaskelma on kirjanpidon raportti, joka kertoo tekeekö yritys voittoa vai tappiota. Toisin sanoen, tuloslaskelma summaa yrityksen tuotot ja kulut tietyltä ajanjaksolta yhteen ja näyttää, mitä viivan viivan alle jäi.

Tuloslaskelma osoittaa yritystoiminnan kannattavuuden ja se kertoo lukijalleen kuinka yritys on suoritunut taloudellisesti tarkastelujakson aikana.

Suomessa käytössä olevat tuloslaskelmakaavat ovat määritelty kirjanpitoasetuksessa sekä PMA:ssa (Valtioneuvoston asetus pien- ja mikroyrityksen tilinpäätöksessä esitettävistä tiedoista).

Yleisesti liiketoimintaan käytettävät tuloslaskelmakaavat ovat rakennettu niin, että mitä ylempänä kulu on tuloslaskelmalla esitetty, sitä suoremmin se liittyy yrityksen varsinaiseen ydinliiketoimintaan, eli myytävien suoriteiden tuottamiseen.

Tässä esimerkki tuloslaskelmasta.

Tase on kirjanpidon raportti, joka kertoo yrityksen varat, velat sekä oman pääoman.

Tase osoittaa yrityksen taloudellisen aseman ja se kertoo lukijalleen mitä yritys omistaa ja mitä se on velkaa tietyllä hetkellä.

Myös tasekaava on ennalta määritelty.

Taseessa varat (vastaavaa) on esitetty siten, että mitä ylempänä omaisuuserä on, sitä pitkäaikaisemmasta omaisuudesta on yleensä kyse. Alempana esitettävät erät, kuten rahat- ja pankkisaamiset, ovat puolestaan tyypillisesti nopeammin rahaksi muutettavissa.

Taseen vastattavaa puolelta löytyvät yrityksen oma pääoma sekä velat. Vastattavaa puoli osoittaa yrityksen rahan lähteet, eli millä toiminta on rahoitettu. Vastattavaa puoli on ryhmitelty niin, että yrityksen oma pääoma on ensin, jonka jälkeen esitetään vieras pääoma.

Tässä esimerkikki taseesta.

Suorite- ja maksuperusteinen kirjanpito

Kirjanpitolain toinen luku 3 § (2:3 §) määrittää, että menon kirjaamisperusteena on tuotannontekijän vastaanottaminen ja tulon kirjaamisperusteena suoritteen luovuttaminen. Tämä tarkoittaa sitä, että meno kirjataan sille tilikaudelle, jolloin ostettu tavara tai palvelu on vastaanotettu ja tuotto kirjataan sille tilikaudelle, jolloin tavara tai palvelu on luovutettu. Tällaista kirjaamisperustetta kutsutaan suoriteperusteiseksi kirjaamiseksi ja se on lähtökohta kirjanpidon tekemiselle.

Kirjanpitolain ensimmäinen luku 1 a § tuo esimerkiksi toiminimiyrittäjille helpotuksen, sillä se sallii kirjanpidon tekemisen yhdenkertaisena, mikäli laissa säädetyt edellytykset täyttyvät.

Yhdenkertaisen kirjanpidon kirjaamisperuste on aina maksuperuste - sillä yhdenkertaisessa kirjanpidossa tapahtumia ei kirjata kahdelle eri kirjanpidon tilille debet- ja kredit-vienteinä kuten kahdenkertaisessa kirjanpidossa, vaan tuloja ja menoja seurataan sitä mukaa, kun niitä syntyy.

Maksuperusteissa kirjanpidossa ei muodosteta myöskään varsinaista tasetta, josta selviäisivät yrityksen varat ja velat. Kirjanpitolaki edellyttää kuitenkin, että myyntisaamiset ja ostovelat on tarvittaessa jatkuvasti selvitettävissä.

‍ ‍

Suorite- ja maksuperusteiseen kirjanpitoon liittyen on tässä vaiheessa hyvä huomioida, että yhdenkertaista kirjanpitoa käyttävän yrittäjän tilikauden tulee olla aina kalenterivuosi. Lisäksi liikkeenharjoittajan on oikaistava tilikauden aikainen maksuperusteinen kirjanpitonsa verotusta varten suoriteperusteiseksi.

‍ ‍

Laskuperusteinen kirjanpito

Tilikauden aikana kirjanpitoa hoidetaan usein laskuperusteisesti. Laskuperusteinen kirjanpiton tarkoittaa sitä, että kirjaaminen tapahtuu laskun päiväämärän mukaisesti. Tällöin esimerkiksi yrityksen saama heinäkuun vuokralasku, joka on päivätty elokuulle, kirjataan kirjanpitoon elokuulle kuluksi.

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa laskuperusteinen kirjanpito oikaistaan suoriteperusteiseksi viimeistään tilinpäätösvaiheessa, jolloin esimerkiksi joulukuun vuokralasku, joka on päivätty tammikuulle, kirjataan kirjanpitoon joulukuulle kuluksi.

Kuvitellaan, että Pekka Papu päättää perustaa oman yrityksen. Pekka huomaa omalla paikkakunnallaan tarpeen pienelle verkkokaupalle, joka myy kahvituotteita suoraan kuluttajille. Ennen yrityksen perustamista Pekka tekee suunnitelman liiketoiminnastaan ja arvioi, voisiko toiminta olla kannattavaa.

Pekka selvittää myös, mikä yritysmuoto sopisi hänen tilanteeseensa parhaiten. Lopulta Pekka päättää perustaa osakeyhtiön.

Vaikka Pekkalla on vahva ymmärrys liiketoiminnasta, tuotteiden myynnistä ja markkinoinnista, kirjanpito tuntuu hänestä hieman vieraalta. Pekka tietää, että kirjanpidon tekeminen on lain mukaan pakollista, mutta hän haluaa myös itse ymmärtää, mitä yrityksen luvuat oikeasti kertovat.

Pekka päättää ottaa yhteyttä kirjanpitäjään saadaakseen yleiskuvan seuraavista asioista:

• mitä kirjanpito käytännössä tarkoittaa

• mitä tuloslaskelma ja tase kertovat

• miksi yrityksen tapahtumia kirjataan

• miten kirjanpito-ohjelmat toimivat

Kirjanpitäjä kertoo Pekalle, että yrityksen harjoittamasta toiminnasta syntyy jatkuvasti erillaisia liiketapahtumia, jotka tulee kirjata kirjanpitoon.

Liiketapahtumia ovat esimerkiksi:

• yrityksen perustaminen ja oman pääoman sijoittaminen yritykseen

• tuotteiden ostaminen myyntiä varten

• myyntien laskuttaminen asikkailta

• asikkaiden maksusuoritukset

• yrityksen toiminnan kulut, kuten vuokrat, vakuutukset, markkinointi, edustus ja palkat.

Kirjanpitäjä mainitsee, että pienellekin yrityksen voi syntyä tilikauden aikana useita satoja tai jopa tuhansia kirjanpitotapahtumia.

Tästä syystä kirjanpito suositellaan tehtäväksi nykyään sähköisesti kirjanpito-ohjelmalla. Sähköisen kirjanpito-ohjelmiston avulla tapahtumat voidaan tallentaa, hakea ja raportoida sujuvasti.

Kun Pekan liiketoiminnan tapahtumat kirjataan huolellisesti, hän pystyy seuraamaan esimerkiksi:

• tekeekö yritys voittoa vai tappiota

• paljonko yrityksellä on rahaa

• kuinka paljon yritys on velkaa

• mistä kulut syntyvät

• miten yrityksen liiketoiminta kehittyy

Kirjanpidon tärkeimpiä raportteja ovat:

• tuloslaskelma

• tase

Seuraavissa kohdissa tutustutaan tarkemmin siihen, mitä nämä raportit kertovat yrityksen toimminnasta ja taloudellisesta tilanteesta.

‍ ‍

Tuloslaskelma

Kirjanpitäjä kertoo Pekalle, että yksi kirjanpidon tärkeimmistä raporteista on tuloslaskelma.

Tuloslaskelma kertoo, onko yritys tehnyt voitto vai tappiota tietyllä ajanjaksolla. Tarkastelujakso voi olla esimerkiksi:

• kuukausi

• neljännesvuosi

• tilikausi

• jokin muu haluttu ajanjakso

Tuloslaskelma osoittaa yritystoiminnan kannattavuuden.

Yksinkertaistettuna tuloslaskelma muodostuu kahdesta asiasta:

• tuotoista

• kuluista

Kun tuotot ovat suuremmat kuin kulut, yritys tekee voittoa. Jos taas kulut ovat tuottoja suuremmat, syntyy tappiota.

Tuotot

Pekan yrityksen tärkeimpiä tuottoja ovat verkkokaupan mynnit.

Kirjanpitäjä selittää Pekalle, että kirjanpidossa tuotot kirjataan yleensä suoriteperusteisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että myynti kirjataan silloin, kun suorite on luovutettu asiakaalla - ei silloin, kun asiakas maksaa laskun.

Esimerkiksi:

Pekka myy joulukuussa kahvivuotteita 1.000 euroalla ja lähettää asiakkaalle laskun, joka erääntyy tammikuussa.

Vaikka raha saadaan pankkitilille vasta tammikuussa, myynti kuuluu joulukuulle, koska tuotteet toimitetaan asiakkaalle silloin.

Samalla kirjanpitoon syntyy myyntisaaminen, koska asiakas ei ole vielä maksanut laskua.

Kun asiakas myöhemmin maksaa laskun, pankkitilin saldo kasvaa ja myyntisaaminen poistuu.

Kulut

Tuloslaskelmassa esitetään myös yrityksen toiminnasta aiheutuneet kulut.

Kulut kirjataan sille ajanjaksolle, jolloin ne ovat syntyneet, vaikka niitä ei olisi vielä maksettu.

Jos Pekka esimerkiksi palkkaa joulukuussa työntekijän auttamaan tuotteiden pakkaamisessa ja palkka maksetaan vasta tammikuussa, kuuluu palkkakulu silti joulukuulle.

Kirjanpidon kannalta on järkevää, että saman ajanjakson tuotot ja niiden hankkimisesta synytyneet kulut näkyvät samalla tuloslaskelmalla. Tämä on niin sanottu meno-tulon-kohdalle -periaate.

Kirjanpitäjä kertoo, että kirjanpitoa tehdään kuitenkin tilikauden aikana usein laskuperusteisesti, tällöin kulu kirjataan kirjanpitoon laskun päivämäärän mukaan.

Laskuperusteisessa kirjanpidossa sähköisesti lähetettyjen laskujen päivämääriä ei yleensä tarvitse muuttaa kulujen oikean ajallisen kohdistamisen vuoksi. Tämä helpottaa kirjanpidon tekemistä tilikauden aikana.

Tilikauden päättyessä kirjanpito kuitenkin aina oikaistaan suoriteperusteiseksi, jolloin tuloslaskelmalla näkyy kaikki tilikaudella kuuluvat tuotot ja kulut.

Tulojen ja menojen kohdistaminen oikealla tilikaudella on tärkeä osa kirjanpitoa.

Esimerkki korkokulut

Kirjanpitäjä antaa Pekalle esimerkin.

Pekka ottaa yritykselle 20.000 euron lainan, jonka vuosikorko on 5 %.

Vaikka korko maksettaisiin pankille vain kerran vuodessa, korkokulua syntyy todellisuudesa vähitellen koko ajan.

Vuoden korkokulut olisi 20.000 × 5 % = 1.000 euroa.

Kuukaudessa korkokulua syntyy 1.000 / 12 = 83,33 euroa.

Jos Pekka haluaisi seurata korkokulujen vaikutusta tuloslaskelmaan kuukausittain, voitaisiin kirjanpitoon jaksottaa korkokulua joka kuukaudella 83,33 euroa riippumatta siitä, milloin korko maksetaan pankille.

Kuitenkin usein laskuttamatta oleva korokulu jaksotetaan kirjanpitoon vasta tilikauden päättyessä.

Jos esimerkiksi yrityksen tilikausi on 1.1.-31.12.2026 ja lainan korkoa on maksettu tilikauden aikana 30.6.2026 asti ja lainan korko ajalta 1.7.-31.12.2026 laskutetaan Pekalta vasta tammikuussa 2027, kirjataan joulukuussa tuloslaskelmaan korkokulua ajalta 1.7.-31.12.2026 ja vastaavasti taseeseen siirtovelka.

Velka poistuu, kun korko todellisuudessa maksetaan tammikuussa 2027.

Tilikauden voitto tai tappio

Kun kaikki tuotot ja kulut on kirjattu, näyttää tuloslaskelma yrityksen tilikauden tuloksen.

Jos tuotot ovat suuremmat kuin kulut, syntyy tilikauden voitto.

Jos taas kulut ovat suuremmat kuin tuotot, syntyy tilikauden tappio.

Tuloslaskelman tarkoituksena ei ole osoittaa, paljonko yrityksen pankkitilillä on rahaa, vaan kuinka kannattavaa yrityksen toiminta on ollut tarkastelujakson aikana.

Kirjanpitäjä muistuttaa Pekkaa myös siitä, että tuloslaskelman osoittama tulos ja verotettava tulo eivät aina ole täysin samat, sillä verolainsäädännössä on omia sääntöjä esimerkiksi kulujen vähennyskelpoisuteen ja tapahtumien jaksottamisiin liittyen. Esimerkiksi tuloverotuksessa edustuskuluista vain puolet ovat vähennyskelpoista kuluja.

Tase ja yrityksen varat

Kirjanpitäjä kertoo Pekalla seuraavaksi taseesta.

Siinä missä tuloslaskelma kertoo yrityksen kannattavuuden tietyllä ajanjaksolla, tase kertoo yrityksen taloudellisesta tilanteesta tiettynä hetkenä.

Jos tase laaditaan esimerkiksi 31.12., se kertoo miltä yrityksen tualous näyttää juuri kyseisen päivän päättyessä.

Taseesta selviävät:

• Yrityksen varat

• Yrityksen velat

• Yrityksen oma pääoma

Aloitetaan tarkastelemalla taseen vastaavaa-puolta eli yrityksen varoja.

Mitä varat ovat?

Varat ovat yrityksen omistamia hyödykkeitä ja resursseja.

Pekka ymmärtää nopeasti mistä on kyse. Hänen yrityksensä varoja voisivat olla esimerkiksi:

• Pankkitilillä olevat rahavarat

• Yrityksen omistama kalusto, kuten pitkäikäiset toimistokalusteet

• Yrityksen omistama pakettiauto

• Verkkokaupan varasto

Kirjanpidossa nämä esitetään omilla tileillään.

Kirjanpitäjä muistuttaa Pekkaa myös siinä, että yrityksellä voi olla muitakin varojan kuin fyysisiä varoja.

Jos Pekka esimerkiksi lähettää asiakkaalle laskun, mutta asiakas ei ole vielä maksanut sitä, syntyy yritykselle myyntisaaminen.

Vaikka rahaa ei vielä ole pankkitilillä, yrityksellä on oikeus saada kyseinen summa asiakkaalta tulevaisuudessa.

Menoennakot

Kirjanpitäjä kertoo Pekalle vielä yhdestä hieman vaikeammin hahmotettavasta varallisuuserästä: menoennakoista.

Menoennakko on kirjanpidossa etukäteen maksettu kulu, joka todellisudessa kuuluu seuraavalle tilikaudelle.

Kuvitellaan, että Pekka maksaa joulukuussa yrityksensä vakuutuksen vuodeksi etukäteen, eli ajalle 1.12.2026-30.11.2027

Jos vakuutus maksaa 1.200 euroa vuodessa, voidaan kuukausikuluksi laskea 1.200/12 = 100

Tilikauden päättyessä maksetusta vakuutuksesta on “käytetty” yksi kuukauksi ja siitä on vielä käyttämättä yksitoista kuukautta.

Se osa vakuutusmaksusta, jota ei ole vielä käytetty, voidaan esittää taseessa yrityksen varana siirosaamisissa.

Tässä tapauksessa tilikaudelle 1.1.-31.12.2026 vakuutuksesta kirjattaisiin kuluksi joulukuun osuus 100 euroa ja etukäteen maksettu 1.100 euroa kirjattaisiin siirtosaamisiin ja myöhemmin kuluksi tilikaudelle 1.1.-31.12.2027.

Sama ajatus voi liittyä esimerkiksi ohjelmistolisensseihin ja vuokriin.

Kirjanpidossa pyritään siihen, että kulut kohdistuvat oikealle ajanjaksolle.

Olennaisuuden periaate

Kirjanpitäjä mainitsee, että kirjanpitoa tehdessä on syytä huomioida myös olennaisuuden periaate.

Olennaisuuden periaatteen mukaan tilinpäätöksen tulee antaa oikea ja riittävä kuva toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta olennaisuusperiaatteen mukaisesti ottaen huomioon kirjanpitovelvollisen harjoittaman toiminnan laatu ja laajuus.

Esimerkiksi pienen yrityksen toiminnassa tietyn suuruinen kulu voi olla olennainen, kun taas isommalle yritykselle se ei sitä ole.

Kirjanpitolain mukaan vähäisiä kirjauksia, jotka on tehty laskutusperusteisesti tai maksuperusteisesti, ei ole tarpeen oikaista ja täydentää suoriteperusteen mukaisiksi ennen tilinpäätöstä, ellei niiden yhteisvaikutus ole olennainen.

Myös elinkeinoverolain mukaan vähäiset menoerät saadaan lukea sen verovuoden kuluksi, jona niiden maksu on tapahtunut.

Hankintameno

Kirjanpitäjä kertoo Pekalle myös, että yrityksen varat merkitään kirjanpitoon yleensä niiden hankintahintaan eli hankitamenoon.

Jos Pekka ostaa yritykselleen pakettiauton 10.000 eurolla, kirjataan auton arvoksi kirjanpitoon lähtökohtaisesti kyseinen summa.

Vaikka auton markkina-arvo myöhemmin nousisi tai laskisi, ei kirjanpitoa yleensä muuteta jatkuvasti markkinahintojen mukana.

Tosin huomioitava on, että mikäli pysyviin vastaaviin kuuluvan hyödykkeen tai sijoituksen todennäköisesti tulevaisuudessa kerryttämän tulon arvioidaan olevan pysyvästi vielä poistamatonta hankintamenoa pienempi, erotus on kirjattava arvonalennuksena kuluksi.

Tällainen tilanne voisi syntyä esimerkiksi silloin, jos pakettiauto tuhoutuisi kolarissa.

Tai jos yrityksen omistaman maa-alueen arvon katsottaisiin pysyvästi laskeneen. Kirjanpidossa ei nimittäin tehdä maa- ja vesialueista vuosittaisi poistoja, eli niiden arvo ei vähene kirjanpidossa vuosittain samalla tapaa kuin esimerkiksi yrityksen omistaman kaluston.

Poistot

Kirjanpitäjä kertoo Pekalle myös poistoista.

Kaikki yrityksen hankinnat eivät ole sellaisia, jotka niin sanotusti kuluvat heti loppuun.

Esimerkiksi:

• Koneet

• pitkäaikainen kalusto

• rakennukset

• ajoneuvot

tuottavat yritykselle hyötyä useamman tilikauden ajan.

Tästä syystä niiden hankintamenoa ei kirjata yleensä kerralla kuluksi, vaan meno jaetaan useammalle vuodelle poistojen avulla.

Esimerkiksi Pekan yritys ostaa pakettiauton 10.000 eurolla ja auton taloudelliseksi käyttöajaksi arvioidaan viisi vuotta.

Jos poistot tehtäisiin viiden vuoden tasapoistoina, vuosittainen poisto olisi:

10.000 / 5 = 2.000

Tällöin tuloslaskelmalla näkyisi vuosittain kulua poistoina 2.000 euroa.

Samalla auton kirjanpitoarvo taseessa pienenee vuosittain samalla summalla.

Kirjanpitäjä muistuttaa myös Pekkaa siitä, että poistot yrityksen tuloverotuksessa ja kirjanpidossa eivät mene aina käsi kädessä.

Esimerkiksi koneista ja kalustosta saa tuloverotuksen puollella tehdä maksimissaan 25 % vuosittaiset poistot.

Poistoero

Kun kirjanpidon poistot ja verotuksen poistot eroavat, saattaa kirjanpitoon syntyä niin sanottua poistoeroa.

Nimittäin kirjanpidossa poistot on aina tehtävä, jotta ne voidaan vähentää yrityksen tuloverotuksessa.

Esimerkiksi Pekka ostaa 10.000 euron pakettiauton. Kirjanpidossa tehdään suunnitelman mukaisia poistoja 2.000 euroa. Verotuksessa elinkeinoverolain mukaan enimmäispoisto on 25 % menojäännöksestä eli 2.500 euroa.

Koska verotuksessa halutaan vähentää enemmän kuin kirjanpidon suunnitelman mukainen poisto, erotus 500 euroa kirjataan poistoeron lisäykseksi.

Poistoero 500 euroa ei pienennä pakettiauton tase-arvoa kirjanpidossa, vaan kirjaus tehdään erilliselle poistoerotilille.

Hyllypoisto

Yrityksen tuloverotuksen puolella poistoja ei ole välttämättä pakko vähentää verovuonna ollenkaan, vaikka poistot olisikin tehty kirjanpidossa. Tällöin verotukseen syntyy niin sanottua hyllypoistoa.

Hyllypoisto tarkoittaa sitä, että kirjanpidossa poistoja on tehty enemmän kuin elinkeinoverolain mukaan voi poistaa.

Tällöin kirjanpidossa tehdyn poiston ja verotuksen enimmäispoiston välisestä erotuksesta muodostuu hyllypoisto, jota ei voi huomioida heti saman vuoden verotuksessa, vaan poisto jää niin sanotusti hyllylle.

Hyllypoistot voi huomioida verotuksessa myöhempinä vuosina, kun kirjanpidon poistot ovat verotuksen enimmäispoistoja pienemmät.

‍ ‍

Kirjanpitäjä muistaa vielä mainita Pekalle, että poistojen tarkoitus ei ole yrittää arvioida omaisuuden tarkkaa markkina-arvoa.

Poistojen tarkoituksena on jaksottaa hankintameno sille ajalle, jonka aikana omaisuudesta saadaan hyötyöä liiketoiminnassa.

Tase ei kerro koko totuutta yrityksen arvosta

Kirjanpitäjä muistuttaa vielä Pekkaa siitä, että tase eri kerro välttämättä yrityksen “todellista arvoa.”

Kirjanpidosta selviää yleensä sellaiset varat, jotka yritys on hankkinut ja joille voidaan määrittää luotettava hankintameno

Taseesta ei kuitenkin selviä:

• asiakkaiden luottamus

• yrittäjän osaaminen

• yrityksen hyvä maine

• yrityksen brändin tunnettavuus

Kaikki nämä voivat olla yritykselle erittäin arvokkaita asioita, jotka nostavat jollain tasolla yrityksen arvoa.

Yrityksen markkina-arvo voikin olla suurempi kuin mitä yrityksen tase näyttää.

Taseen vastattavaa puoli

Kirjanpitäjä siirtyy seuraavaksi tarkastelemaan Pekan kanssa taseen vastattavaa-puolta.

Siinä missä taseen vastaavaa-puoli kertoo yrityksen varoista, vastattavaa puoli kertoo mistä kyseiset varat ovat peräisin ja miten yrityksen toiminta on rahoitettu

Yksinkertaistettuna

• vastaavaa = mihin raha on käytetty (siltä osin kuin sitä ei ole kirjattu kuluksi)

• vastattavaa = mistä raha on saatu (rahan lähde)

Vastattavaa-puoli koostuu yleensä:

• Omasta pääomasta

• vieraasta pääomasta eli veloista

Velat

Velat on yrityksen sitoumuksia muita tahoja kohtaan.

Toisin sanoen, kyse on sellaisesta rahasta, joka yritykset tulee maksaa takaisin tulevaisuudessa.

Pekan yrityksellä voisi olla esimerkiksi:

• pankkilainaa

• ostovelkoja tavarantoimittajille

• korkovelkoja

• verovelkoja

• maksamattomia palkkoja

Jos Pekka esimerkiksi ostaa verkkokauppaan kahvituotteita laskulla, mutta laskua ei ole vielä maksettu, syntyy ostovelka.

Yritys on saanut tuotteet käyttöönsä, mutta maksaa ne myöhemmin.

Ennakkoon saadut maksut

Kirjanpitäjä kertoo Pekalle myös hieman erilaisesta velasta.

Joskus yritys voi saada asiakkaalta maksun jo ennen kuin palvelu tai suorite on toimitettu.

Ajatellaan tilanne, että Pekan yritys myy asiakkaalle kahvikoneen kuuden kuukauden huoltopalvelun etukäteen 500,00 eurolla.

Asiakas maksaa koko summan heti, mutta palvelu toimitetaan vähitellen seuraavien kuukausien aikana.

Vaikka raha on jo tullut yrityksen pankkitilille, ei koko summaa voida näyttää yrityksen tilinpäätöksessä tuottona.

Yrityksellä on nimittäin vielä velvollisuus toimittaa sovittu palvelu asiakkaalle.

Tästä syystä voitaisiin huoltopalvelusta maksettu summa kirjata aluksi velaksi (esimerkiksi saaduksi ennakkomaksuksi).

Kun palvelua myöhemmin tuotetaan asiakkaalle kuukausittain, siirtyy osa summasta vähitellen tuloslaskelmaan tuotoksi.

Jos 500,00 euroa jaksotettaisiin kuudelle kuukaudella, kirjataan kuukausittaiseksi tuotoksi tuloslaskelmalle 83,33 euroa.

Tällä tapaa kirjanpidossa tuotot kohdistuvat oikealla ajanjaksolle.

Oma pääoma

Kirjanpitäjä kertoo Pekalle, että taseen toinen tärkeä osa on oma pääoma.

Oma pääoma kuvaa käytännössä sitä osuutta yrityksen varoista, joka kuuluu omistajille sen jälkeen, kun velat vähennetään.

Yksinkertaistettuna Varat - Velat = Oma pääoma

Yrityksen oma pääoma on yleensä vahva, jos yrityksellä on paljon varallisuutta mutta vain vähän velkaa.

Oma pääoma voi muodostua esimerkiksi:

• yritykseen sijoitetusta rahasta

• aikaisempien tilikausien voitosta

• tilikauden voitosta

Yrityksen oma pääoma pienenee, jos yritys tekee tappiota.

Tuloslaskelman ja taseen yhteys

Kirjanpitäjä muistuttaa Pekkaa myös siitä, että tuloslaskelma ja tase liittyvät vahvasti toisiinsa.

Kun yritys tekee voittoa:

• yrityksen oma pääoma kasvaa

Kun yritys tekee tappiota:

• yrityksen oma pääoma pienenee

Tästä syystä yrityksen kannattavuus vaikuttaa pitkällä aikavälillä suoraan yrityksen taloudelliseen asemaan.

Tase ei kerro yrityksen todellista markkina-arvoa

Pekka pohtii lopuksi, tarkoittaako suuri oma pääoma automaattisesti sitä, että yritys olisi markkinoilla saman arvoinen.

Kirjanpitäjä mainitsee, ettei näin välttämättä ole.

Kirjanpidossa varat esitetään usein hankintamenoon perustuen, eivätkä luvut aina vastaa omaisuuden todellista markkina-arvoa.

Kirjanpitäjä vielä muistuttaa, että myöskään monet yrityksen tärkeät asiat, kuten yrittäjän osaaminen ja yrityksen hyvä maine ei välttämättä näy taseessa milään lailla.

Tästä syystä yrityksen todellinen arvo voi olla suurempi - tai joskus myös pienempi - kuin mitä tase antaa ymmärtää.

Rahoituslaskelma

Kirjanpitäjä mainitsee, että suuremman koko luokan yritysten sekä esimerkiksi julkisten osakeyhtiöiden tulee liittää tilinpäätökseen myös erillinen rahoituslaskelma.

Rahoituslaskelma kertoo, miten yrityksen rahavarat ovat muuttuneet tarkastelujakson aikana.

Rahoituslaskelma kuvaa siis yrityksen rahavirtoja (mistä raha tulee ja mihin se menee).

Siinä missä tuloslaskelma keskittyy yrityksen kannattavuuteen, rahoituslaskelma keskittyy erityisesti yrityksen rahavirtoihin.

Kirjanpitäjä muistuttaa Pekkaa siitä, että myös kannattava yritys voi kärsiä kassavaikeuksista, jos rahat eivät tule yrityksen tilille riittävän noepasti.

Kahdenkertainen kirjanpito

Kirjanpitäjä kertoo Pekalle, että kirjanpito tehdään tyypillisesti kahdenkertaisena.

Usein myös toiminimien kirjanpito, joka voidaan kyllä tiettyjen ehtojen täyttyessä laatia yhdenkertaisena, toteutetaan tilitoimistoissa käyttäen kahdenkertaisen kirjanpidon menetelmää.

Vaikka nimi saattaa kuulostaa oudolta, perusidea on hyvin yksinkertainen:

• Jokainen liiketapahtuma kirjataan vähintään kahdelle eri kirjanpidon tilille.

Toinen kirjaus tehdää debet-puolelle ja toinen kredit-puolelle.

Miksi kirjaukset tehdään kahdelle tilille?

Kirjanpitäjä antaa Pekalle helpon esimerkin.

Jos Pekka ostaa toimistotarvikkeita yritykselle ja maksaa ostot pankkitililtä:

• yrityksen pankkivarat vähenevät

• mutta samalla yrityksen kulut kasvavat

Yksi tapahtuma vaikuttaa useampaan asiaan samanaikaisesti.

Kahdenkertainen kirjanpito auttaa pitämään kirjanpidon tasapainoissa:

Kun kirjanpidossa yrityksen pankkitililtä vähenee varoja, on kirjauksella oltava myös jokin vastapuoli.

Kahdenkertainen kirjanpito auttaa muodostamaan oikeanlaisen tuloslaskelman ja taseen sekä kirjausvirheet ovat helposti havaittavissa.

Tilikartta

Jotta tapahtumat voidaan kirjata järjestelmällisesti, yrityksellä täytyy olla käytössään tilikartta.

Kirjanpitäjä mainitsee Pekalle, että kirjanpidon tilit ovat kuin erilaiset lokerot, joihin tapahtumat lajitellaan.

Esimerkiksi:

• myynnit kirjataan myyntitileille

• palkat palkkatileille

• pankkitapahtumat pankkitileille

Kun liiketapahtumat kirjataan oikeille tileille, on kirjanpidosta helppo seurata yrityksen toimintaa tarkemmin.

Taseen tilit

Osa kirjanpidon tileistä liittyy taseeseen.

Näitä ovat esimerkiksi:

• pankkitilit

• ostovelat

• myyntisaamistilit

• lainat

• oma pääoma

Näiden tilien avulla seurataan yrityksen:

• varoja

• velkoja

• rahoitusta

Tuloslaskelman tilit

Toiset tilit liittyvät tuloslaskelmaan

Näitä ovat esimerkiksi:

• myyntituotot

• palkkakulut

• markkinointikulut

• edustuskulut

• korkokulut

Näiden avulla seurataan yrityksen tuottoja, kuluja ja kannattavuutta.

Tilikarttaa voi räätälöidä yrityksen tarpeiden mukaan

Kirjanpitäjä muistuttaa Pekkaa siitä, ettei tilikartta ole täysin pysyvä.

Kun yritystoiminta muuttuu, voidaan kirjanpitoon:

• lisätä uusia tilejä

• poistaa tarpeettomia tilejä

• tarkentaa seurantaa

Tilien sisältö on hyvä pitää vuodesta toiseen samanlaisena, näin myös toimminan vertailu edelliseen vuoteen on aina helpompaa.

Pienellä yrityksellä voi olla käytössä hyvin yksinkertainen tilikartta, kun taas suurella yrityksellä voi olla käytössä todella paljon enemmän tilejä.

Usein kirjanpito-ohjelmissa on käytössään vakiomuotoinen tilikarttapohja. Kaikki tilejä ei ole kuittenkaan pakko käyttää, vaan tilien käyttöä voidaan harkita yrityksen tarpeiden mukaan.

Siirry kirjausesimerkkeihin tästä

Siirry perusteiden lopputestiin tästä